(Website tài trợ: kiến trúc nhà ở đẹp)
Tổ chức sự kiện thành công và tổ chức sự kiện hiệu quả là hai khái niệm có nhiều khác biệt. Việc đánh giá sự thành công của hoạt động tổ chức sự kiện có thể dễ dàng đo lường bằng số lượng người tham gia và những ý kiến đánh giá mức độ hài lòng... Tuy nhiên, sẽ rất khó để đánh giá mức độ hiệu quả của hoạt động tổ chức sự kiện. Vậy đâu là những yếu tố để xác định sự “hiệu quả” cho event?

​

Tổ chức sự kiện thành công như thế nào?

Hiệu quả trong việc triển khai hoạt động xuất sắc

Việc chuyển đổi một hoạt động tổ chức sự kiện từ những kế hoạch trên bản thảo đến hiện thực là một quá trình cộng hưởng vô cùng phức tạp, đòi hỏi sự kết hợp ăn ý của một bộ máy tổ chức chuyên nghiệp, từ những người làm ý tưởng, thiết kế, sản xuất đến ekip lắp đặt, nhân sự triển khai và cả đạo diễn chương trình…

Việc chuẩn bị đầy đủ timeline, checklist, theo dõi từng chi tiết thật tỉ mỉ, sẵn sàng những kế hoạch quản lý rủi ro và phương án dự phòng sẽ đảm bảo cho sự kiện diễn ra suôn sẻ đến mức hoàn hảo, tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí thực hiện.

​

Hiệu quả trong việc phối hợp truyền thông để tối ưu sự lan tỏa

Tổ chức sự kiện thường được sử dụng như một điểm nhất trong kế hoạch truyền thông tích hợp. Nhiệm vụ của các sự kiện là tạo ra các tư liệu, làm phong phú thêm cho hoạt động truyền thông, nhằm tối ưu hóa sự lan tỏa các thông điệp của các chiến dịch truyền thông.

Một kế hoạch truyền thông đi kèm event đều gồm 3 giai đoạn: Pre-event, In-Event, Post-Event để tạo hiệu ứng mạnh mẽ với thị trường và cộng đồng khách hàng mục tiêu.

Hiệu quả về chi phí đầu tư

Việc so sánh chi phí đầu tư cũng chỉ mang tính chất tương đối trong hoạt động tổ chức sự kiện, vì mỗi ý tưởng khác nhau sẽ có những cách thức triển khai và mức độ đầu tư khác nhau, và tất nhiên, hiệu ứng truyền thông cũng có thể khác nhau. Điểm cần lưu ý là chi phí thấp không đồng nghĩa với chi phí đầu tư hiệu quả.

Cách tương đối trong việc tính toán hiệu quả chi phí là bám sát theo các mục tiêu đề ra từ đầu cho event, và lựa chọn các ý tưởng có khả năng tốt nhất để đạt đến KPIs.