(Website tài trợ: kiến trúc nhà ở đẹp)
Bạn đang có muốn kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà nghỉ hoặc là phát triển quy mô kinh doanh? Bạn muốn học hỏi về phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp và hiệu quả quản lý của nó đối với tình hình quản lý khách sạn. Bài viết ở dưới chúng tôi sẽ nêu rõ một số ưu điểm, nhược điểm của việc quản lý khách sạn bằng excel và hiệu quả quản lý của phần mềm này. Mời mọi người cùng tìm hiểu. Để có lựa chọn đúng đắn nhất cho việc kinh doanh của bạn.
Điểm đặc biệt của phần mềm excel trong quản lý khách sạn, nhà nghỉ

Phần mềm excel là một ứng dụng bảng tính của Microsoft hỗ trợ công đoạn tính toán trở nên thuận tiện hơn. Phần mềm này đã sớm được dùng thông dụng trong những hoạt động kinh doanh đã lâu. Bây giờ, thường có không ít khách sạn vừa và nhỏ sử dụng ứng dụng này trong công việc quản lý. Tuy nhiên, với việc phát triển vượt bậc của công nghệ, vấn đề quản lý phòng khách sạn bằng phần mềm excel bộc lộ ra nhiều nhược điểm, bao gồm những ưu điểm vốn có của phần mềm.
Phần mềm excel trợ giúp quản lý:

• Check in, check out khách ra vào hàng ngày
• Nghiệp vụ phòng: Quản lý phòng nghỉ, kiểm soát tình hình phòng dễ dàng (thông tin khách, thông tin phòng)
• In hóa đơn riêng cho các dịch vụ, có thể in ngay cho khách

​

Ưu nhược điểm khi quản lý khách sạn bằng excel

Ưu điểm

• Miễn phí, không quá phức tạp sử dụng:

Phần mềm quản lý resort, khách sạn hoàn toàn miễn phí, hỗ trợ chúng ta làm các công việc tính toán phổ biến một hình thức đơn giản. Cho phép in phiếu, chứng từ thanh toán cho từng dịch vụ, thanh toán khi check out. Hóa đơn được phân thành 2 loại: tổng quát (chỉ nêu một số chi phí theo mục lớn, số tổng cộng); loại chi tiết (ghi rõ chi tiết từng mục trong mỗi loại dịch vụ, nhóm chi phí) tùy theo mong muốn của khách hàng.

• Lưu trữ, tra cứu và tính toán

Với những nghiệp vụ không quá khó, ứng dụng từ Microsoft giúp bạn lưu trữ số liệu thường xuyên, giải các bài toán, tiện lợi cho giai đoạn lập báo cáo thống kê, báo cáo phân tích về khách hàng với những bảng biểu bằng những con số cụ thể (đặc điểm khách, luồng khách, doanh thu, lợi nhuận. Nội dung báo cáo sẽ tự động cập nhật khi thay đổi nhiều tiêu chí báo cáo (thời gian, đối tượng).

• Tiết kiệm chi phí, tối ưu doanh thu

Phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel được áp dụng tốt nhất cho một số loại hình khách sạn nhỏ dưới 3 sao, dịch vụ đi kèm không đáng kể.
Nhược điểm

• Độ bảo mật dữ liệu thấp

Khi dùng phần mềm quản lý nhà nghỉ bằng excel, thông tin, số liệu có thể dễ dàng bị thay đổi, đánh cắp, hoặc tiết lộ ra bên ngoài. Tại tính năng phân quyền không được tích hợp. Và chắc chắn rằng những chủ kinh doanh đều hiểu rõ hậu quả của vấn đề đó.

• Dễ xảy ra sai sót

Khi quản lý một khối lượng thông tin quá lớn, độ khả quan cũng như tốc độ xử lý của phần mềm excel không còn được đảm bảo. Có thể dẫn đến sai sót trên toàn hệ thống và việc khắc phục cực kỳ khó khăn và tốn thời gian.

• Khó kết hợp với một số báo cáo

Excel không thể tự động thống kê, tạo ra các báo cáo dựa trên thông tin mà nó lưu trữ. Chính vì vậy, bạn sẽ phải mất thời gian, công sức, nhân sự cho hoạt động lập báo cáo.

• Không hợp lý với khách sạn quy mô lớn

Đối với những khách sạn có mô hình từ 3 sao trở lên, tích hợp nhiều loại dịch vụ hơn như nhà hàng, spa, bar… phần mềm excel sẽ không thể thỏa được vấn đề quản lý nữa.
Từ nhiều ưu nhược điểm kể trên, có thể thấy phần mềm excel cơ bản có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý khách sạn có ít chuyên môn nghiệp vụ hoặc kinh phí đầu tư ban đầu nhỏ. Đây được coi là hình thức ban đầu giúp tiết kiệm chi phí cho nhà đầu tư.
Tất nhiên, để hiệu quả nhất hoạt động kinh doanh, mang lại nguồn thu nhập về lâu dài hoặc trong tình trạng khách sạn cần tăng số lượng phòng và phát triển thêm những loại hình dịch vụ thì có thể nghĩ đến việc cài đặt phần mềm quản lý chuyên biệt hơn.
Bạn đã có lựa chọn cho khách sạn của mình chưa?
Đọc thêm: phần mềm quản lý massage