(Website tài trợ: kiến trúc nhà ở đẹp)
Một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không chỉ phải thiết kế chương trình, lên kịch bản tổ chức sự kiện, mà còn phải làm việc trực tiếp với khách hàng, nhà cung cấp để mang đến một sự kiện hấp dẫn, thành công.

Tổ chức sự kiện là một cách thức góp phần “đánh bóng” hữu hiệu cho sản phẩm và thương hiệu của một doanh nghiệp. Sự kiện là cơ hội tốt để các doanh nghiệp có thể gặp gỡ, giao lưu và trao đổi với đối tác, các cơ quan truyền thông và cơ quan chính quyền. Đây là nơi giúp cho thông tin được trao đổi hai chiều cũng như tăng cường mối quan hệ hợp tác có lợi cho doanh nghiệp. Hãy cùng nhau khám phá những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện trong bài viết này nhé!

​

8 điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện cần thiết cho bạn

Địa Điểm Tổ Chức Sự Kiện

Thông thường, khi tổ chức hội nghị hội thảo, tổ chức lễ ra mắt giới thiệu sản phẩm,… nhiều doanh nghiệp đều chỉ quan tâm đến xếp hạng sao của khách sạn mà không chú ý đến sức chứa cụ thể của địa điểm tổ chức sự kiện. Đối với tổ chức event quy mô, có lượng khách mời nhiều hơn 500 người thì ở Hồ Chí Minh bạn có thể tham khảo một số địa điểm tổ chức sự kiện: Gem Center, Nikko, Sheraton, Intercontinental…

​

Thời Gian Set Up

Hiếm khi nào một đơn vị tổ chức sự kiện không quan tâm đến thời gian set up sân khấu, thời gian treo bandrol, thời gian trang trí sự kiện… Tổ chức sự kiện ở đâu, thông thường nhà cung cấp địa điểm sẽ cho chúng ta khoảng thời gian nửa ngày hay một ngày trước đó để thực hiện set up. Tuy nhiên trong một vài trường hợp do kẹt thời gian event tổ chức trước đó mà thời gian thực hiện của bạn sẽ vô cùng ít ỏi. Hãy chủ động hỏi kỹ đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện về khung thời gian cho phép set up sự kiện, dịch vụ ra sao…

Điều Kiện Thời Tiết

Bất cứ sự kiện nào thành công hay thất bại đều không thể không cân nhắc đến yếu tố thời tiết. Nếu bạn tổ chức event vào đúng mùa mưa hay những ngày trời lạnh, thì lựa chọn tổ chức sự kiện trong không gian ngoài trời không phải là một ý kiến hay. Việc cần làm khi tổ chức sự kiện lúc này chính là cố gắng kiếm tìm một địa điểm tổ chức sự kiện trong nhà, hoặc có mái che để đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi.

​

Cơ Sở Vật Chất Tại Khách Sạn Hay Trung Tâm Tổ Chức Sự Kiện

Nhiều doanh nghiệp khi thực hiện tổ chức sự kiện cộng đồng ở các nhà thi đấu, sân vận động đã không khỏi cảm thấy sốc. Ánh sáng chập chờn, âm thanh không ổn định, an ninh kém, vệ sinh không đảm bảo, không cho thời gian tập duyệt và chạy thử chương trình… là những rào cản ảnh hưởng đến hoạt động tổ chức sự kiện. Chính vì thế, trước khi bắt đầu lựa chọn địa điểm tổ chức, người tổ chức chuyên nghiệp cần phải liên hệ trước với địa điểm thuê về các dịch vụ được cung cấp để từ đó có phương án dự phòng phù hợp.

​

Bên cạnh đó, tình hình thiếu chỗ đỗ xe cho khách tham dự cũng là một vấn đề nan giải khi tổ chức sự kiện. Bạn nên lưu ý khi xây dựng một sự kiện cần chọn lựa các địa điểm tổ chức nằm ngay trung tâm thành phố với bãi đỗ xe rộng rãi, sức chứa lớn.

Sự Phối Hợp Giữa Khách Hàng Và Agency

Ngoài ra, sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận cũng làm chương trình gặp trục trặc ít nhiều. Vì thế, ánh sáng trong sân khấu phải thật hoàn hảo ngay từ buổi diễn tập để đạo diễn sân khấu có thể sắp xếp đội hình chuẩn nhất, MC dẫn chương trình nên đứng ở vị trí nào cho hợp lý, đội ca múa nên diễn bắt đầu từ thời gian nào và sắp xếp đội hình ra sao…

Vấn Đề Với Người Nổi Tiếng

Sự có mặt của người nổi tiếng trong sự kiện không những giúp sự kiện hấp dẫn, cuốn hút mà còn dễ dàng gia tăng sự ấn tượng đối với khách hàng, đối tác tham dự. Tuy nhiên, chính vì họ là người nổi tiếng với lịch trình làm việc bận rộn kín đặc nên đơn vị tổ chức sự kiện cũng sẽ phải đối mặt với nhiều chuyện đau đầu.

Bạn sẽ rất dễ gặp phải tình trạng “sao” đến muộn quá giờ biểu diễn hoặc thực hiện không như trao đổi ban đầu. Đề phòng trường hợp này bạn sẽ cần dự trù trước các tình huống có thể xảy ra để có phương án xử lý kịp thời.